Sección 1. Estructura organizativa: Una visión general
Sección 2. Elegir un grupo para crear y llevar la iniciativa
Sección 3. Crear fuerzas de trabajo multisectoriales o comités de acción para la iniciativa
Sección 4. Establecer de una junta directiva continua
Sección 5. Bienvenida y formación de nuevos miembros de la junta directiva
Sección 6. Mantener en pie la junta directiva
Sección 7. Redactar los estatutos
Sección 8. Incluir a los jóvenes en la junta, comisión o comité directivo
Sección 9. Comprender y redactar contratos y memorandos de acuerdo
Seccion Principal
Lista de verificación
Ejemplos
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¿QUÉ ES UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA?
¿POR QUÉ DESARROLLAR UNA ESTRUCTURA PARA LA ORGANIZACIÓN?
¿CUÁNDO CREAR UNA ESTRUCTURA PARA LA ORGANIZACIÓN?
ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
FUNCIONES COMUNES EN LAS ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS
EJEMPLOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS
SELECCIONAR LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
Cuando se acaba de formar la organización, se ha escogido a los miembros, las cosas empiezan a ponerse en marcha y se empieza a oler el éxito, entonces (y no más tarde) es el momento de pensar seriamente en la estructura organizativa.
“¿Estructura? ¿Significa el organigrama, las reglas, los reglamentos y los comités? ¿Por qué debemos pensar en esto? Las cosas van bien. Estamos empezando a tener un impacto en la comunidad, por primera vez desde que podemos recordar. No hemos tenido tiempo para ocuparnos de la estructura hasta el momento. Sin embargo, estamos avanzando. Gracias, de cualquier forma. Quizá más adelante”.
Es maravilloso que las cosas estén progresando y que se vayan moviendo, pero la razón para pensar ahora en la estructura es que probablemente no siempre ese movimiento será igual, o por lo menos, no tendrá la misma velocidad. El ritmo de los logros es desigual, un hecho doloroso tanto en la vida humana como en la organizativa. La vida de los grupos comunitarios en particular tiene altas y bajas. La estructura previene que las bajas sean muy profundas.
Como cada grupo es diferente, esta sección no pretende dar la última palabra en relación a la estructura particular de una u otra organización. Sin embargo, podemos describir algunas estructuras que diferentes organizaciones han adoptado. De esta manera, se pueden considerar a la hora de la evaluación, y se puede comprender más claramente cuál sería la correcta para la iniciativa en cuestión.
En la apertura de esta sección, nuestro plan es hacer sólo esto. Empezaremos por discutir lo que entendemos por estructura, por qué es importante y cuando se debe pensar en ella. Después, explicaremos más a fondo algunos de los elementos básicos de la estructura. Esto incluye algunas funciones y grupos que son comunes a muchas organizaciones comunitarias como la junta de directores, los miembros del personal y los comités de acción.
Mas adelante en esta sección, daremos ejemplos de estructuras usadas en organizaciones comunitarias pequeñas, medianas y grandes. Mostraremos, además, cómo algunas organizaciones han tomado algunas piezas del rompecabezas enlistado anteriormente y han formado una organización productiva. Finalmente, ofreceremos ayuda para elegir la mejor estructura para la organización en cuestión.
¿QUÉ ES LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA?
Por estructura, nos referimos al marco en torno al cual el grupo se organiza, o para escoger otra metáfora de la construcción: los cimientos, el cableado, las vigas que mantienen a la coalición en pie. Es el manual de operaciones que les informa a los participantes cómo está formada la organización y cómo funciona. Más específicamente, la estructura describe cómo se acepta a los miembros, cómo se escoge a los líderes y cómo se toman las decisiones.
¿POR QUÉ CREAR UNA ESTRUCTURA PARA LA ORGANIZACIÓN?
Porque en algún momento la rosa caerá del rosal. Después de toda la energía inicial, los miembros pueden estar menos entusiasmados de lo que solían estar. Podría haber desacuerdos entre ellos y podrían empezar a pensar en otras cosas en qué ocupar sus días. En esos momentos, por lo general, en la mayoría de las organizaciones, una estructura es deseable y necesaria.
¿Por qué es deseable y necesaria? Hay por lo menos tres razones:
Primera, porque la estructura le brinda a los miembros directrices claras sobre cómo proceder. En algún momento se producirá incertidumbre, al igual que desacuerdos. Ambos, en dosis repetidas, son desagradables y bloquean los logros. Además, cuando hay mucha incertidumbre o desacuerdo, es cuando las personas tienden a imaginar cuán agradable sería estar en algún otro lugar y se desinteresan o, de plano, abandonan las labores. Una estructura claramente establecida le da al grupo un medio para reducir la incertidumbre, resolver los desacuerdos y mantener la inversión. .
Segunda, la estructura une a los miembros, dándole significado e identidad tanto a las personas que se afilian como también al grupo en sí. Satisface las necesidades básicas del ser humano de forma, regularidad y orden. Estas no son menos importantes en la vida de la organización como en nuestra vida personal.
Y tercera, porque cierto tipo de estructura en cualquier organización es inevitable. Una organización, por definición, implica una estructura. El grupo tendrá cierta estructura se decida así o no. Por eso, debe ser la estructura que mejor combine con la organización, con el tipo de personas que están involucradas y lo que hacen.
¿CUÁNDO CREAR UNA ESTRUCTURA PARA LA ORGANIZACIÓN?
Todas estas ventajas muestran la necesidad de ocuparse de la estructura desde el inicio organización. Es mejor hacerlo así, no en una forma que impida el desarrollo, sino que lo vigorice. ¿Cómo? Bien, el desarrollo estructural puede ocurrir en proporción a otras labores que la organización hace, o puede ocurrir paralelamente, al mismo tiempo que los crecientes logros de la organización, es decir, tienen lugar simultáneamente, a la par. Esto significa que se debe pensar en la estructura desde el comienzo de la vida de la organización. Según vaya creciendo y cambiando el grupo, así mismo las ideas sobre la estructura.
ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA
Aunque la necesidad de una estructura es clara; la mejor estructura para una coalición en particular es difícil de determinar. Esto se debe a que la estructura organizativa no viene en una talla única. Algunas estructuras son entalladas; otras, sueltas; unas cuantas son simples; otras, brillantes; Algunas se usan de vez en cuando, otras, sólo para hacer negocios y otras, sólo para ocasiones formales. La mejor estructura para cualquier organización dependerá de su tamaño y forma, especialmente, de quiénes son sus miembros, de lo que está establecido y de hasta dónde a llegado el desarrollo de la iniciativa.
En otras palabras, la mejor estructura depende de quiénes son los miembros, dónde se ha estado, a dónde se quiere ir. Y puede cambiar. La mejor estructura puede modificarse de acuerdo a las diferentes etapas en la vida de la organización. La tarea para cualquier organización es encontrar la estructura que más se adapte a su carácter, miembros, tiempo y lugar.
Independientemente del tipo de estructura que la organización decida, tres elementos siempre deben estar presentes:
Algún tipo de gobierno,
Reglamento que dicta cómo funciona la organización y
Distribución del trabajo.
Echémosle un vistazo a cada uno de esos elementos.
Gobierno
Un primer elemento de la estructura es el gobierno. Algunas personas o grupos tienen que tomar las decisiones dentro de la organización. Esto, por supuesto, está relacionado con la distribución del trabajo, mencionado anteriormente; pero es importante abordarlo por separado.
Reglamento que dicta cómo funciona la organización
Otra parte importante de la estructura es tener reglas que indiquen cómo ha de funcionar la organización. Muchas de estas reglas pueden ser declaradas explícitamente ("Los comités usarán X y Y reglas" o "El presidente establece el orden del día"). Otras son implícitas y no declaradas, aunque no necesariamente menos poderosas ("Las personas normalmente se presentan a las reuniones diez minutos más tarde" o "Puedo llamarle a casa, pero tendré una buena razón"). Aún el menos formal de los grupos tendrá reglas mediante las cuales funciona. Tanto las explícitas como las implícitas (alias "reglas de la casa") son parte de la estructura de la organización. Algunas veces decimos que son parte de la cultura de la organización.
Distribución del trabajo
Inherente a cualquier estructura organizativa está también la distribución del trabajo. La distribución puede ser formal o informal, temporal o permanente, voluntaria o forzada, con pocos, muchos o sin niveles intermedios. Parte de la definición de una organización implica que en ésta existe algún tipo de división del trabajo, lo cual lleva a plantear la pregunta, "¿Qué es trabajo?" Vale la pena tomarse el tiempo para ver el tipo de labores comunes a los grupos comunitarios. A pesar de que la respuesta a "¿quién hace qué?" cambiará de organización a organización, la respuesta a "¿qué?" puede ser muy similar.
Se puede llegar a creer que el trabajo realizado por activistas tiene poco en común con el que hace la sinfónica local, por ejemplo. Sin embargo, hay un poco más de elementos en común de lo que podría ser evidente. De hecho, hay cuatro tareas fundamentales en cualquier grupo. Si una organización comunitaria quiere florecer, alguien o algunas personas deberían estar haciéndolas. Estas tareas son:
Visualizar los cambios deseados. El grupo necesita a un Gandhi o un Martin Luther King para ver el mundo de una manera ligeramente diferente. Dicho visionario necesita también creer que puede hacer que los otros miren las cosas desde el mismo ángulo, de otra manera, el grupo nunca se habría formado.
Transformar la comunidad. El grupo necesita gente que salga a hacer el trabajo que se ha previsto. Por ejemplo, personas que enseñen a los niños, distribuyan folletos o trabajen en la construcción del nuevo centro comunitario.
Planificar la integración. Entre la visión y la realidad, la receta y el soufflé, alguien necesita tener la visión y averiguar la manera de lograrla, dividiéndola en "pequeños pedazos", trozos factibles. Estos "trozos" generalmente adoptan la forma de estrategias y metas amplias. Una organización o iniciativa debe tener personas que hagan posible esta visión – gente que desarrolle un plan a partir del cual otros podrán trabajar; es decir, personas que puedan integrar la visión a la cotidianeidad de la vida comunitaria.
Apoyar los esfuerzos de quienes trabajan en la promoción del cambio. Cada grupo tendrá sus propios problemas; puede ser la falta de dinero, un exceso de oposición o simplemente apatía. Este es el momento cuando el apoyo a la organización y a sus objetivos es especialmente importante. Este apoyo puede provenir de varios puntos. Esto incluye a los miembros de la junta que recaudan dinero para la organización, un político local que defendió la iniciativa en la legislatura estatal y miembros del personal que fueron contratados para apoyar a las personas que tratan de transformar sus comunidades.
Entonces, ¿quién en la organización típicamente se ocupa de estas tareas? En términos generales, se usa una combinación de los cargos y grupos discutidos a continuación.
FUNCIONES COMUNES
Cada grupo es diferente, por lo que cada uno de ellos tendrá términos ligeramente diferentes para las funciones individuales que desempeña cada persona en la organización. Sin embargo, así como los niños juegan con bloques de construcción, los grupos a menudo usan las mismas piezas para crear sus piezas maestras individuales. A continuación hacemos un listado de estos "bloques de construcción”, con sus definiciones y funciones típicas.
La comisión de iniciativas inicial es el grupo de personas que hace que las cosas empiecen. Generalmente es un hecho que éste esté compuesto de líderes de todos los sectores de la comunidad. Normalmente, este grupo creará planes para la financiación, y para el desarrollo de la organización y de la junta de directores. Puede también generar reglamentos y después disolverse. Diferentes escritores definen a las "comisiones de iniciativas" de forma diferente, pero nosotros manejamos este concepto en toda La Caja de Herramientas como una "organización inicial " con una corta vida promedio. Podríamos decir que se trata de participantes que encienden el fuego, avivan las llamas y después abandona la escena. Si continúan reuniéndose después de aproximadamente seis meses, diremos que han sufrido una metamorfosis y se han convertido en un consejo coordinador.
El consejo coordinador es un grupo que tiene muchos alias, incluyendo comité coordinador, comité ejecutivo y consejo ejecutivo. Independientemente de la forma que el grupo elija llamarse, sus propósitos son muy semejantes. Los miembros del consejo, que a menudo son miembros del personal o vicepresidentes de las fuerzas de trabajo o del comité de acción, modifican grandes objetivos y estrategias a nivel de la organización, en respuesta a las opiniones de los individuos o comités. También reclutan a miembros de la junta (ver más adelante) y ayudan a mantener la comunicación clara entre todos los participantes de la organización.
Si se piensa en la organización como una rueda, entonces el consejo coordinador sería el centro que mantiene junto el todo. El centro reúne y dirige la energía de los rayos de la rueda – y sin él la rueda se desarmaría.
Por lo general, una persona toma la posición de coordinar el consejo o puede fungir como el jefe. Tal persona puede llamarse Director Ejecutivo, Coordinador de proyecto, Director de programa, Presidente, manda más o una variedad de otras denominaciones. Él o ella algunas veces tienen posiciones remuneradas económicamente y pueden coordinar, dirigir, inspirar, supervisar y apoyar el trabajo de otros miembros de la organización.
Las fuerzas de trabajo están compuestas por miembros que trabajan unidos para lograr objetivos amplios, tales como aumentar la inmunización infantil o reducir los desechos tóxicos. Las fuerzas de trabajo integran ideas surgidas a partir del trabajo realizado en la comunidad.
Por ejemplo, citemos los comentarios del director de una coalición para reducir la violencia en una ciudad de tamaño medio “Actualmente, tenemos tres fuerzas operativas de trabajo. Los miembros de cada una tienen un dialogo establecido con los miembros del consejo coordinador y también con su comité de acción. La más antigua de estas fuerzas de trabajo se formó con el objetivo de eliminar la violencia doméstica hace aproximadamente quince años, cuando una mujer del área fue asesinada por su marido. Entonces, después de varios brotes de violencia en las escuelas hace algunos años, nuestro grupo ofreció ayuda, y así surgió una segunda fuerza de trabajo, enfocada en la reducción de la violencia juvenil. Acabamos de iniciar una tercera, con el objetivo de aumentar la protección frente al uso de armas. Todo esto está interrelacionado, y todo aplica a nuestra misión de aumentar la seguridad de los residentes de South Haven y de nuestros visitantes. Sin embargo, cada fuerza de trabajo está contribuyendo a la misión en formas muy distintas, con objetivos diferentes y usando estrategias variadas. Las estrategias que se usan para evitar que un estudiante del noveno grado lleve un arma a la escuela no son las mismas que las que se necesitan para prevenir que un hombre desempleado de 40 años golpee a su mujer”.
Los comités de acción son grupos que se forman en organizaciones grandes para realizar los cambios buscados por la organización. Ocupan un lugar central en muchas asociaciones, y por lo regular, se crean por sector. Algunos de los sectores o áreas que frecuentemente se usan son:
Salud
Escuelas
Negocios
Familia/proveedores de cuidado o atención personal
Gobierno/policía
Servicios sociales
Medios de comunicación
Comunidades religiosas
Fuerza militar
El objetivo de los comités de acción es lograr cambios específicos en los programas, políticas y prácticas en los sectores en los que trabajan. Los miembros de los comités de acción son aquellas personas que se enrollarán las mangas, escarbarán y alcanzarán los objetivos del grupo realizando los pasos que los harán una realidad, y no solamente "verdaderamente buenas ideas". Éstas son las personas que transforman la comunidad. Escuchan a los miembros y transmiten la información que averiguan a un grupo más grande.
Por ejemplo, la fuerza de trabajo centrada en la violencia doméstica, mencionada anteriormente, tiene los siguientes comités de acción:
Un comité gubernamental y policíaco. Los miembros incluyen agentes policíacos, abogados, un juez, un representante del estado. Actualmente, están tratando de dictar leyes con penalidades más fuertes para aquellos convictos por violencia doméstica, especialmente los ofensores reincidentes. También están capacitando a agentes para que puedan detectar rápidamente una relación de abuso e informarles a las victimas sus mejores opciones.
Un comité de servicios sociales. Los miembros (entre los que se incluyen funcionarios de la mayoría de las agencias de servicios sociales de la ciudad) trabajan para asegurar que el personal de todos los servicios locales sabe a dónde mandar a alguien por los recursos que necesita, ya sea a una casa segura para pasar la noche o a un curso de capacitación laboral. El comité también está tratando de aumentar el número de consejeros voluntarios capacitados que trabajen en el refugio de mujeres maltratadas.
Un comité de medios de comunicación. Entre los miembros se incluyen periodistas locales, escritores y diseñadores gráficos. Ellos mantienen el proyecto y el tema en la mente del público en la mayor medida posible, por medio de editoriales, artículos y noticias cortas del evento, así como también por medio de publicidad y campañas de difusión de interés público. También son responsables de una columna semanal que se centra en voluntarios del área, quienes a menudo son residentes del refugio.
De forma breve, los comités de acción son diferentes partes de la fuerza de trabajo en las organizaciones grandes, donde el número de personas involucradas en la tarea se hace muy grande para ser manejable. En grupos con pocos miembros o con una misión más específica, el trabajo de una fuerza de trabajo y de los comités de acción a menudo se combina.
De forma breve, los comités de acción son diferentes partes de la fuerza de trabajo en las organizaciones grandes, donde el número de personas involucradas en la tarea se hace muy grande para ser manejable. En grupos con pocos miembros o con una misión más específica, el trabajo de una fuerza de trabajo y de los comités de acción a menudo se combina.
Comités de apoyo son grupos que pavimentan el camino que se recorre y ayudan a asegurar que los comités de acción u otros individuos tengan los recursos y las oportunidades necesarias para alcanzar la visión de la iniciativa. Por ejemplo, una organización podrá tener metas ambiciosas de emparejar a cada estudiante de las escuelas primarias del área con un adulto tutor; sin embargo, casi no se cuenta con las personas suficientes para hacerlo. Para encontrar a los tutores potenciales, se puede formar un comité reclutador de voluntarios. Los comités financieros y de medios de comunicación son otros ejemplos de comités formados para apoyar o facilitar el trabajo.
Los miembros del consejo administrativo comunitario, también conocidos como junta administrativa y (quizás más comúnmente) como junta de directores, proveen apoyo general, consejos y recursos a los miembros de los grupos de acción. Son a menudo personas que bien pueden estar afectadas por el problema o que tienen una fuerte presencia en la comunidad. De este modo, pueden hacer contactos, crear redes con otros líderes comunitarios y, por lo general, eliminar o debilitar barreras para alcanzar los objetivos de la organización.
Los financiadores son otra parte importante del panorama. Algunas veces, el apoyo de estas organizaciones o individuos es esencial para muchas iniciativas comunitarias con las que colaboran, y además lo saben muy bien. Es importante verlos como socios en una causa común, y entender qué es lo que la organización les ofrece. Los donantes existen a nivel internacional, nacional, estatal y local. Pueden ser compañías privadas y fundaciones u organizaciones locales, municipales, estatales o federales.
Las organizaciones de apoyo (no deben confundirse con los comités de apoyo enlistados anteriormente) son grupos que pueden dar a la organización la asistencia técnica necesaria. Los grupos de investigadores universitarios a menudo cubren estas necesidades, así como también algunos grupos privados.
Organizaciones asociadas son otros grupos que trabajan en algunos de los mismos problemas que la organización. Pueden encontrarse generalmente a nivel local, aun en la más pequeña de las comunidades. Por ejemplo, un grupo en contra de tirar basura puede colaborar con la iniciativa de preservación de la vida silvestre, en un esfuerzo para limpiar el río local. A medida que el mundo se hace más pequeño con los maravillosos avances tecnológicos, este tipo de asociaciones también se hace más frecuente entre iniciativas alrededor del mundo.
Nos damos cuenta que la lista anterior es bastante extensa y que podría resultar agobiante en un inicio. Sin embargo, la organización puede usar solamente dos o tres de las funciones mencionadas, especialmente en el comienzo. No es raro que un grupo empiece con una junta de directores, que les pida a otras personas que actúen como miembros de la junta y que después reclute voluntarios que fungirán como miembros del comité de acción. Otras piezas del rompecabezas se pueden poner más tarde, o no. Lo que hemos tratado de hacer es mostrar el amplio espectro de posibilidades. ¿Dónde encaja la organización en cuestión? ¿A dónde se quiere llegar?
EJEMPLOS DE ESTRUCTURAS
Entonces, ¿cómo pueden colocarse todas estas piezas juntas? Hay muchas posibilidades. En las próximas páginas daremos ejemplos de estructuras de organizaciones grandes, de tamaño medio y pequeñas. Estas estructuras son únicamente tres posibilidades; no serán las más adecuadas para todos los grupos comunitarios. Otra vez, la forma que toma un grupo comunitario debe estar basada en lo que éste hace, no a la inversa. Las estructuras dadas son simplemente para dar ejemplos que pueden ser efectivos para algunas organizaciones comunitarias; pueden y deben ser adaptadas y modificadas para el propósito del grupo en particular.
UNA ESTRUCTURA RELATIVAMENTE COMPLEJA
Empecemos con un ejemplo de lo que hemos estado hablando.
La coalición Niños de Sta. Genoveva es un grupo comunitario relativamente extenso. Tiene un consejo coordinador, un comité de medios de comunicación y tres fuerzas de trabajo, se ocupan de los embarazos en la adolescencia, la inmunización y el hambre infantil. Cada una de las fuerzas de trabajo tiene comités de acción también. Por ejemplo, la fuerza de trabajo para la reducción del embarazo en la adolescencia tiene un comité escolar que se centra en mantener a los padres adolescentes en la escuela y en modificar el programa de estudios en torno a la sexualidad humana. Un comité de organizaciones de salud se enfoca en aumentar el acceso y el uso de la clínica de jóvenes. El comité de medios de comunicación trabaja para mantener en las noticias los temas concernientes a la infancia, e incluye a profesionales de las estaciones televisivas locales, periódicos, estaciones de radio y profesional de mercadeo. El consejo coordinador está compuesto por un director ejecutivo, su asistente, el jefe del comité de medios de comunicación y los jefes de las tres fuerzas de trabajo. Una junta de directores ha sido muy valiosa para ayudar a mantener la coalición financieramente estable.
En forma de diagrama, una organización compleja luciría así.
Como se puede observar, una estructura organizativa compleja, tal como la de la coalición Niños de Sta. Genoveva puede tener muchos niveles. El comité coordinador está al centro del proyecto. Sus miembros desarrollan una visión y metas generales basadas en los comentarios de otros miembros de los comités de acción u otros miembros de la comunidad.
Las fuerzas de trabajo desarrollan estrategias generales dirigidas a resolver el problema. Generalmente, varias de ellas se crean a partir de prioridades establecidas a través de un proceso de evaluación comunitario. Los miembros de la fuerza de trabajo son escogidos por su interés en los temas particulares. Ellos están activamente involucrados en apoyar a los comités de acción y en participar en ellos.
Los comités de acción, los cuales están organizados en sectores comunitarios tales como los mencionados anteriormente, desarrollan pasos específicos para lograr enfoques generales de estrategia. Cada comité de acción se centra en acciones específicas en su sector.
Los miembros del consejo administrativo sirven como escudo, ayudando a asegurar que los miembros no tropiecen con barreras, como lo es la falta de dinero. La organización puede colaborar con otros que hacen el mismo trabajo y puede recibir apoyo de fundaciones o de grupos de asistencia técnica. Una organización de este tamaño generalmente tiene que pagar a los miembros del personal. Esto generalmente significa que hay un director ejecutivo y posiblemente directores de proyectos, activistas comunitarios y asistentes administrativos.
La mayor ventaja de este tipo de estructura es que permite la participación activa de todos los miembros, y de hecho, depende de esta participación para funcionar. Sin embargo, esta ventaja se puede convertir en una real desventaja para organizaciones pequeñas. Las organizaciones con pocos miembros podrían concentrar sus recursos, y encontrar de mayor utilidad una de las próximas estructuras.
UNA ESTRUCTURA DE TAMAÑO MEDIO
Otra vez, comencemos aquí con un ejemplo.
El consejo coordinador de Hogar Seguro, una organización para indigentes, está compuesta por seis personas, incluyendo una pareja que una vez fue indigente. La membresía para el consejo coordinador está abierta para cualquiera que desee aceptar la responsabilidad del liderazgo. El grupo no tiene fuerzas de trabajo: su misión (reducir la población indigentes en la ciudad) es tan específica que ellos creyeron innecesario formarlas y el trabajo normalmente realizado por una fuerza de trabajo se lleva a cabo por el consejo coordinador. La iniciativa tiene tres comités de acción: de servicios sociales, de negocios (se ocupa primariamente de la capacitación para el trabajo) y gubernamental/policíaco.
Con las sugerencias que se reciben de parte de los miembros de los comités de los grupos de acción y de otros participantes de la comunidad, el consejo coordinador discute y debate cada decisión. Entonces, todos actúan como un frente unido y llevan las decisiones a los comités de acción para que éstas se pongan en práctica. Si los miembros del grupo tienen preguntas o problemas con las decisiones tomadas, pueden exponerlas a un miembro individual o al consejo en general.
Y en forma de diagrama:
Una organización de tamaño medio puede tener una estructura semejante a la anterior, pero dos o más de las funciones pueden fusionarse y funcionar juntos. Por ejemplo, los roles tomados por el equipo de trabajo pueden ser asumidos por los comités de acción o por el comité coordinador. También, el trabajo de los comités de apoyo (tales como los que se encargan de reclutar o de las finanzas) puede ser igualmente asumido por todos los miembros de la organización. Una organización de mediano tamaño puede tener o no miembros pagados en el personal y, generalmente, tiene una misión más enfocada, lo cual conduce a la formación de menos fuerzas de trabajo.
PEQUEÑOS GRUPOS DE ACCIÓN QUE NO PERTENECEN A UNA ORGANIZACIÓN MÁS GRANDE
He aquí el caso de un grupo pequeño:
Un grupo de vecinos se reunieron porque les preocupaban la posibilidad de accidentes de tránsito en sus áreas. Después de mucha discusión con algunas cervezas y refrescos una tarde después del almuerzo, decidieron que los peores problemas en el vecindario habían pasado en una intersección no señalada, en la Calle Cuarta y Sunset. Decidieron pedirle al gobierno de la ciudad colocar una señal de alto de cuatro vías ahí, un pedido que rápidamente se aprobó. Satisfecho con el éxito, el grupo realizó reuniones mensuales a la hora de la cena, para mantenerse en contacto y enfrentar los problemas según surgieran. La estructura del grupo permaneció muy dispersa. Un caballero jubilado se convirtió en el líder no oficial, porque él tenía mucho tiempo libre para arreglar las cosas, pero el grupo continuó tomando las decisiones por consenso general.
El diagrama de un grupo pequeño consensual puede lucir como en el esquema siguiente, donde cada uno de los círculos representa un miembro:
Un tamaño pequeño significa menos personas. Estos grupos son generalmente menos complejos y por ello tienen menos necesidad de una jerarquía formal. Por lo general, tienen un interés más específico. Por ejemplo, el grupo puede estar definido por su geografía (una organización del vecindario), recursos (un grupo nuevo de padres cuyos miembros se preocupan por la violencia de las pandillas) o sus intereses (un proyecto de embellecimiento del parque local).
Este grupo puede tener una gestión basada en el consenso, como en el ejemplo del diagrama anterior. En realidad, todos los aspectos de la estructura del pequeño grupo tienden a ser casuales. Tales grupos, raramente, si alguna vez, tienen personal con salario.
A medida que los grupos pequeños crecen, sin embargo, y entre más asuntos abordan, más obvia se vuelve la necesidad de jerarquías. Esto no significa que nadie puede expresar sus opiniones, sino que tendrán que articularlas de modo diferente a como se hace en un grupo basado en el consenso.
SELECCIONAR LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
Nuestro objetivo es ayudar a escoger o a refinar la estructura que mejor respalde a la organización y su labor. En última instancia, a pesar de su importancia, la estructura está ahí para servir a la organización y a sus miembros, y no viceversa.
Algunas veces, parte de la estructura de la organización decidirá por ésta (por ejemplo, un financista insistirá en tal o cual característica como una condición para la subvención). Sin embargo, a menudo, son los miembros de la organización quienes deciden por completo la estructura. Cuando éste sea el caso, ¿qué tipo de estructura se escogerá? Primero, se debe decidir la formalidad que la organización tendrá. ¿El grupo debe tener reglas específicas, diagramas organizacionales con la descripción precisa del trabajo que realizarán todos y un formato general rígido? El ímpetu de formar coaliciones (consulte la sección de Recursos) puede ayudar a tomar esta primera decisión.
Condiciones que favorecen mayor o menor grado de formalidad en las estructuras organizativas
Condición Una estructura de límites poco precisos, menos formal, menos reglamentada se debe favorecer cuando.... Una estructura de límites rígidos, más formal, más reglamentada se debe favorecer cuando....
Etapas del desarrollo de la organización. La organización está empezando. La organización está en sus últimas etapas de desarrollo.
Relaciones anteriores entre los miembros. Muchas relaciones ya existen. Aún hay pocas relaciones.
Experiencias previas trabajando juntos. Muchas de estas experiencias han ocurrido. Pocas de estas experiencias han ocurrido.
La motivación de los miembros por ser parte de la organización. La motivación es elevada. La motivación es baja.
La cantidad de las tareas de la organización o de los problemas (amplitud de los propósitos). Hay una tarea o problema único. Hay varias tareas o problemas.
Tamaño de la organización. La organización es pequeña. La organización es grande.
Liderazgo de la organización. El liderazgo es experimentado. El liderazgo no es experimentado.
Urgencia de la acción. No hay urgencia especial para tomar acción ahora. Hay una fuerte urgencia de tomar acción.
Decidir entre un cierto nivel de formalidad es una cosa; seleccionar la estructura real que se tendrá es otra. En esta sección, hemos ofrecido estructuras que han demostrado ser efectivas para grupos comunitarios. Sin embargo, también otras estructuras son ciertamente posibles. ¿Cómo decidir cuál es la correcta para la organización?
La estructura organizativa es algo que se decide mejor internamente, a través de un proceso de pensamiento crítico y de discusión entre los miembros. Sugerimos reunir a un grupo de personas interesadas en los problemas o en la organización y que decidan juntos la forma específica que tomará el grupo. Aunque no lo hemos discutido mucho en esta sección, dicha forma puede incluir reglas y procedimientos para el gobierno de la organización y también para la distribución del trabajo.
En los debates, las respuestas a la siguiente lista de preguntas pueden ayudar a la toma de decisiones. A continuación presentamos algunas ideas generales relacionadas con cada pregunta:
¿Cuál es el propósito común? ¿Cuán amplio es éste? Los grupos con propósitos ambiciosos a menudo tienen estructuras complicadas, con muchos más niveles y partes que los grupos con propósitos más limitados.
¿Está el grupo orientado a la defensa o al servicio? Las organizaciones de servicio usan estructuras “de arriba a abajo”, es decir con una persona a cargo, mucho más a menudo que los grupos de defensa.
¿Es la organización más centralizada (por ejemplo, a través del trabajo de una agencia específica) o descentralizada (por ejemplo, diferentes vecindarios trabajando independientemente en el mismo problema)? Un grupo descentralizado puede considerar inapropiado usar una estructura “de arriba a abajo”, ya que en tales grupos, a menudo hay varios participantes que trabajan juntos en un tema.
¿Cuán grande es la organización? ¿Cuán grande se cree que se volverá? Una organización muy pequeña que no prevé extenderse podría permanecer relativamente informal, mientras que un grupo comunitario de varios cientos de miembros podría inclinarse por una estructura similar a la de la coalición Niños de Sta. Genoveva. Una pregunta relacionada, con consecuencias similares, es:
¿Cuán grande es la comunidad con la que se trabaja?
¿Cuántos años tiene la organización? ¿Cuánto se prevé que dure? Un grupo formado en torno a un único problema, sin planes de continuar después de que éste se haya resulto, podría no necesitar una estructura formal, mientras que una organización que ha permanecido por un tiempo podría querer algo más concreto, con una clara división de responsabilidades y autoridad.
¿Está compuesta la organización completamente por voluntarios o hay (o habrá) personal pagado? ¿Cuántos? Una organización con muchos miembros con salario puede hallar más útil tener personas “a cargo,” ya que hay más reglas y responsabilidades para los miembros con salarios, y por lo tanto, habrá mayor supervisión cuando se realizan estas funciones.
¿Debe ser la organización nueva o parte de una estructura existente? Ésta es la última pregunta importante que no se debe tomar a la ligera. ¿Realmente se necesita formar una nueva estructura o sería mejor trabajar dentro de una ya existente? Algunas veces, las metas pueden alcanzarse de mejor manera siendo parte de otra organización (o estando conectado con ella). Esto podría ser así si alguien ya está llevando a cabo lo que el grupo desea hacer. Por otro lado, si otra organización relacionada tiene mucho apoyo comunitario o si el grupo ha sido un poco controversial, puede ser más fácil trabajar con otro grupo o a través de él. Es necesario asegurarse de considerar estas situaciones cuando se está debatiendo qué tipo de agrupación se quiere “ser o no ser”, como diría un famoso visionario.
PARA RESUMIR
Si se piensa bien, crear una estructura para la organización no es tan diferente de construir una estructura física para una casa. En este caso, se está construyendo la casa organizativa en la que se vivirá. Será un lugar cómodo para vivir, acogedor y tibio, un refugio para resguardarse durante las tormentas. Si se construye cuidadosamente, el esfuerzo dará frutos.
Contributor
Jenette Nagy
Recursos en línea
Designing and Developing the Organization, published on August 2008 by Business Excellence. This article focuses on four key areas of the organizational design process, and also describes the procedures as well as practices necessary to successfully design and develop a new organizational structure. The emphasis here is on the corporate sector.
Designing an Effective Organization Structure, by the Bridgespan Group, January 2009. This is a useful, concise resource that covers topics starting from five interrelated components of effective organization design to guidelines for developing effective linkages. The primary focus of this manual is again on for-profit businesses.
Module 2: Organizational Structure, by Pathfinder International, is a concise manual describing pros and cons, together with suggestions for how one might change the organizational structure one has.
Recursos impresos
Berkowitz, W., & Wolff, T. (1999). The spirit of coalition building. Washington, DC: American Public Health Association.
Unterman, I. & Davis, R. (1984). Strategic management of not-for-profit organizations: From survival to success. New York, NY: Praeger.
Cómo crear la estrategia de una nueva organización política
89 % de las campañas presidenciales en América Latina son derrotadas.
Ochenta y nueve por ciento.
Ese 89 % de derrotados incluye tanto nuevas formaciones políticas como también partidos históricos ya establecidos. Pero es una cifra que te ayuda a pensar en la enorme tarea que significa crear un nuevo grupo político y fortalecerlo de tal modo que pueda lograr sus objetivos.
Por qué nunca deberías improvisar cuando estás creando un nuevo grupo político
Hay quienes dicen que en realidad los seres humanos morimos dos veces: la primera vez es cuando te mueres, claro está. Y la segunda vez es cuando todos te olvidad y ya no queda ni siquiera tu rastro sobre el planeta.
Pero sea como sea lo único claro es que nacemos una vez.
Esa vez es la oportunidad de vivir.
La única oportunidad.
Lo mismo ocurre cuando vas a crear una nueva formación política: solo nace una vez.
Y ese nacimiento es su gran oportunidad.
El nuevo grupo no va a renacer. Aunque lo hiciera, para el ciudadano habrás nacido solo una vez. Y esa única vez que naciste como sector político es tu única oportunidad de hacer escuchar bien claramente tu voz y de hacer conocer tu personalidad y tus ideas. Es ahora, mismo al nacer, que se abre una ventana de oportunidad para mostrarte como diferente.
Único.
Por eso nunca es una buena idea un parto improvisado.
La guía definitiva para un buen nacimiento político
Crear un nuevo grupo político es relativamente fácil. Lo más difícil es convertirlo en una alternativa real de poder. Y eso es lo que comienza a construirse desde antes del nacimiento.
Algunos crean el nuevo sector de la nada. Unos conflictos, unos enfrentamientos, el agua que llega al río y de pronto…¡zas!…de pronto unos pocos o unos muchos abandonan el viejo partido y se presentan ante el público como algo nuevo.
¿Qué están haciendo?
Un parto apresurado, claro.
Un parto sin embarazo.
Lo cual políticamente es de mal pronóstico.
¿Cómo hacer un buen embarazo político? ¿Cómo preparar las cosas para un gran nacimiento que sea la piedra fundamental de una alternativa real de poder?
Pues pensando y planificando.
Para que tu nueva formación política nazca en las mejores condiciones tienes que seguir una serie de pautas claras. Tienes que considerar y resolver la siguiente checklist:
Estudiar la opinión pública de manera objetiva y profesional para encontrar claramente cual será el nicho de mercado del nuevo grupo o partido.
Escribir las nuevas soluciones que el nuevo sector aportará para resolver esos mismos tres problemas.
Escribir de modo preciso y sintético las cuatro historias fundamentales que serán su columna vertebral: la historia de la sociedad en la que viven, la del partido que hasta ahora integraban, la del gobierno en ejercicio y la propia del nuevo grupo que está naciendo.
Decidir cómo se van a tomar las decisiones en el grupo y estructurar una forma de organización alineada con ese estilo de toma de decisiones.
Resolver un programa de capacitación ágil y práctico para toda la nueva estructura política.
Presupuestar toda la operativa política de futuro y definir claramente de dónde y cómo vendrán los recursos económicos necesarios.
Diseñar la imagen corporativa, la nueva estética institucional.
Todo lo anterior es apenas el comienzo de un largo camino que habrá que recorrer.
El largo camino del poder político
Si vas a construir un nuevo espacio político seguramente no será para expresar tu personalidad ni para satisfacer un capricho ni por vanidad personal ni por razones similarmente frágiles.
Será para emprender el camino de la lucha por el poder político.
Porque de eso se trata la política: poder.
Sería una falsa oposición decir que no es por el poder sino por las ideas o por el bien de todos.
Las ideas políticas son acerca del poder. Acerca de cómo organizar y ejercer ese poder. Acerca de cómo lograr ese bien de todos.
Por eso si creas una nueva formación política tienes que pensar en un gran nacimiento, claro está, pero además en que esa fuerza luego camine con firmeza en el escenario político. Hasta convertirse en una alternativa real de poder.
No un testigo ni un actor marginal, sino una alternativa real.
El nacimiento de tu nuevo grupo político es una gran oportunidad de comenzar bien. Repasa la checklist anterior y llévala a la práctica.
Así estarás en el camino, en el largo camino del poder.
